¿Tienes muchos mensajes en la bandeja de entrada? ¿Detestas el momento en que tienes que revisar tu correo?
Si este es tu caso necesitas seguir leyendo.
Quizas te parezca extraño pero comunicarse por Gmail es más confiable que por WhatsApp.
Desde mi experiencia personal puedo decirte que dentro de una empresa, los trabajadores usan el correo electrónico como medio de comunicación interna al momento de notificar alguna novedad o solicitud principalmente porque queda constancia de que efectivamente se notificó.
De la misma manera le damos uso las personas que incluso desde antes de este confinamiento ya trabajábamos desde casa igualmente por el mismo motivo de que notificar por correo es más confiable porque una conversación en WhatsApp se borra fácilmente.
Es solo el recibidor
Imagina que cada correo fuese una hoja física y que la bandeja sea una gaveta.
Son muchas las personas que descuidan su correo y que no les gusta usarlo ¡pero es solo por la carga visual!
Mantener el Gmail lleno de mensajes leídos y sin leer, con la configuración predeterminada que te ofrece la plataforma, sin etiquetas ni filtros. Tenerlo de esta manera no tiene nada de malo sin embargo siempre es agradable personalizar las cosas a nuestro gusto.
Además el ser humano es muy visual, solemos comer con los ojos sin meditarlo demasiado. Por esta razón un espacio (físico o virtual) puede generar un efecto positivo o negativo inconscientemente en una persona.
¿A quien no le desagrada ver una gaveta llena de papeles y desordenada? Lo mismo pasa con nuestra bandeja de entrada, solo que en este caso sería una gaveta virtual.
Pasos para una bandeja de entrada más agradable
1. Configura las notificaciones que te llegan
La razón principal por la que no te tomas en serio tu correo electrónico es por la cantidad de notificaciones de redes sociales que te llegan a diario. El cumpleaños de un familiar, un nuevo comentario en tu foto, una mención en un tuit.
Si ya tienes la app en tu teléfono inteligente de esa red social quiere decir que te está notificando dos veces sobre una nueva novedad. En cada plataforma, desde los ajustes tendrás el apartado de Notificaciones donde podrás decidir qué quieres que se te notifique por correo.
Igualmente, dentro del mensaje al final de todo verás un enlace con las palabras Cancelar suscripción que normalmente aparece en esos correos de marketing y noticias.
2. Deshabilita todas las categorías
Siempre es mejor tener todo en un mismo lugar.
Solo tienes que dirigirte a Configuración > Recibidos y desmarca todas las que no necesites.
3. Archiva todos los correos
Cuando posas el puntero encima de la franja de un correo esté leido o no verás cuatro iconos aparecer en el lado derecho de la franja Archivar, Eliminar, Marcar como leído o no leído y Posponer.
Al hacer click en el primer icono que es archivar verás como desaparece de la bandeja de entrada ¡Pero no te preocupes! En el menú del lado izquierdo verás la bandeja Todos, aquí están los correos que enviaste, los que recibiste, los borradores, los que leíste y los que no. Todos excepto los eliminados y los que están marcados como spam.
Archivalos todos. Si ya lo leiste, ya te informaste, ya lo respondiste y no te queda nada pendiente con ese correo no tiene sentido dejarlo en la bandeja como pendiente.
Recuerda que existe la bandeja Destacados, si el correo tiene información de valor marca la estrella y tendrás fácil acceso desde esta bandeja.
4. Elimina los correos que definitivamente no necesitas
Limpia todo tu correo de esas notificaciones de redes sociales que ya te dio la app, de esas suscripciones o invitaciones que nunca te interesaron.
Y no te sientas mal por eliminarlos, siempre tendrás un periodo de 30 días antes de que se eliminen permanentemente.
5. Configura las etiquetas
En Configuración > Etiquetas selecciona cuales quieres que estén siempre visibles en el menú izquierdo y cuales no. No tiene mucha ciencia. En el caso de Outlook las carpetas sirven como etiquetas y viceversa.
6. Aprovecha los filtros
Igualmente que las etiquetas, los filtros los puedes encontrar desde Configuración el secreto de los filtros es que los puedes convertir en acciones automáticas. Al hacer click en Crear nuevo filtro se abrirá una ventada donde podrás colocar los condicionales que debe tener un correo para que se cumpla la acción y al hacer click en siguiente la ventana te mostrará las acciones que puedes activar para esos correos con esas condiciones.
Por ejemplo puedes crear un filtro que contenga la palabra ventas para que se le aplique la etiqueta de Reportes mensuales y que siempre se marque como importante.
Recuerda que Gmail (u Outlook) es un medio de comunicación del que vas a sacar provecho, para muchos es una herramienta de trabajo que gracias al diseño de la plataforma es configurable y automatizable de muchas maneras. Configura a consciencia de lo que estas haciendo, de lo que necesitas y verás que hasta te dará gusto revisar tu correo todos los días.
