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Manejo del tiempo: Delega y triunfarás (I)

El manejo del tiempo es en ocasiones un hueso duro de roer. Esta es una escena típica que te dice que no lo tienes dominado…

Estás sentado en tu cama, a punto de cerrar el día con la misma agenda de tareas y pautas que no resolviste hoy y al mismo tiempo agotado sin saber con exactitud por qué sucedió esto.

¿Se parece en algo a ti? ¡Sigue leyendo!

Te reconfortaría saber que es un “mal moderno”, pero que si pones de tu empeño y voluntad se convertirá en una oportunidad para lograr cosas en tu día a día de emprendedor, en tu crecimiento y salud.

 

Alguna vez tuviste una idea y la has hecho crecer con el paso del tiempo. Pero como los hijos, llega el momento en que debes soltar algunos elementos de ella y dedicar tu tiempo en aquello que aporte más valor.

La gente realmente abundante, apoya esta manera de ver el asunto.

Trabajo según el principio de que nunca se debe hacer algo que otra persona puede hacerlo por uno mismo.
John D. Rockefeller

Entonces exploremos juntos y de la mano, las razones por las cuales ya es hora de delegar, que es la base de una manejo del tiempo impecable.

 

1. Delegar evita el desgaste contínuo

Hacer muchas cosas, todos los días, todo el tiempo y al mismo tiempo es de héroes titánicos… ¡Pero de la ciencia ficción!

¿Acaso leíste en una historieta los detalles de cuando duerme Batman, Superman o cualquiera de ellos? Eso sucede porque las personas que no se cansan sólo existen en el emporio de la fantasía.

via GIPHY

En verdad nuestro vivir transcurre en días bastante agitados, pero prende la alarma si los picos de trabajo se vuelven una constante del 80% del tiempo.

2. Abarcar mucho, en verdad es hacer bien poco.

Porque así lo reza un dicho famosísimo… Y es una verdad del tamaño de un templo. Estar involucrado en un alto porcentaje en todas las tareas y cotidianidades de tu negocio es un desperdicio de energía a la par de un gran desenfoque.

Y aquí cobra bastante importancia identificar que en realidad puede seguir a tu “mando” y que no. Nos lo ilustra el gran estratega Eisenhower

Tareas de importancia alta, realizarlas inmediatamente uno mismo; tareas de importancia media, aplazarlas a fecha concreta y a menudo delegarlas; tareas de importancia baja, delegarlas totalmente.

3. Los líderes hacen un manejo del tiempo a su favor… Y lo usan para pensar

Tener la famosa “to-do-list” bien repleta te resta tiempo de calidad para hacer análisis importantes que es fundamental para los pasos estratégicos sucesivos.

Expresado de manera llana, pierde la visibilidad del bosque quien está plantando y regando las pequeñas semillas en cada estación.

Y si estás inmerso en cada asignación, entonces quién está en verdad invirtiendo su tiempo en los porqués y para que estamos haciendo esto?

4. Delegar es un arte que no implica perder poder

No tomes como cierta la idea de que sólo lo hecho por ti mismo se hará de acuerdo a como se desea. Si te has equivocado varias veces de esto has aprendido y te garantizo de que así sucederá con los demás. Para que ese proceso sea efectivo, sigue estos pasos:

4.1 Identifica claramente que tareas puedes delegar.

Responder comunicaciones, visitar clientes de manera personal, facturar u otros procesos administrativos pueden ser parcial o totalmente asumidos por otros líderes. Haz una lista de esas labores, viendo los pro y contra de llevarlos de manera exclusiva.

4.2 Piensa en quien puedes delegar cada cosa de acuerdo a su competencia.

Porque desde luego hay que enfocar bien quien puede hacerlo de aquí en adelante. Claramente debe ser algo que no entorpezca lo que realiza ni que lo sobrecargue. De no tener personas disponibles, entraría la posibilidad de contratar personas nuevas.

4.3 Explica con sumo detalle la actividad a delegar y los resultados que se esperan con ello.

Es fundamental que definas inclusive los puntos claves de cada labor y como lo estarás evaluando. Así ahorrarás choques o sorpresas innecesarias.

Mira este vídeo, el cual te ilustra el proceso de delegar claramente

Hacer seguimiento de manera efectiva también se aprende y piensa en la posibilidad de apoyarte en la tecnología para integrar las labores de las personas a tu cargo con las tuyas.

Imagina que sencillo puede ser tomar una acción o correctivo si a través de un enlace puedes enterarte en pocos minutos el status de una venta o a quien le correspondió las últimas visitas de un cliente.

Estas facilidades te las brindan lo que modernamente se llaman aplicaciones en gestión de tiempo y organización de tareas en equipos de trabajo.

Aplicando todo esto, no sólo en tu trabajo, sino en otros ámbitos de tu vida, creo que vivirás de una mejor forma. No creas que cuando de asuntos domésticos se trata, la cosa es demasiado diferente. A veces requiere el doble de organización. Para orientaciones acerca de tareas del hogar, aquí tienes algunas soluciones.

Pero, si eres freelancer o trabajas mayormente desde casa, tal vez leyendo esto, veas alguna luz.

 

5. Un caso de esos que llaman, cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia…

Haces como deseo y propósito de principio de año, que serás organizado…

Para ello, compras una agenda muy bonita y versátil, que comienzas a llenar cuidadosamente con unas 20 (si, si ¡Veinte!) tareas y/o sub tareas.

Al cabo de un par de días, lo que genera revisarla es una frustración tremenda, de escribir las mismas cosas, o versiones de ellas…

Y termina el primer mes, ya la famosa “agenda” metida y olvidada en algún cajón, con su debut y despedida triunfal.

¡Claro!, las cosas no salen a la perfección de una vez. Pon en práctica estos principios básicos, aunado al apoyo que te ofrecen estas sencillas herramientas tecnológicas.

Cuando te veas descargado por el tus destrezas en el manejo del tiempo y volviendo a disfrutar de los días a la par de ser inspiración… en fin, líder para muchos verás que soltar ha valido la pena. ¿Te atreves a hacerlo?

Acerca del bloguero

Sheila Vargas Rojas

Administradora Comercial, con estudios de mercadeo. Blogger y contadora de buenas historias que entretienen y conectan con la gente. Músico por decisión de vida y enamorada de todo lo que nos haga reinventarnos con más y más posibilidades para ser mejores.